Como elaborar um plano de ação?

Como transformar os objetivos e estratégias em ações a serem realizadas pelos diversos membros da sua equipe?

Você deve estar se perguntando como garantir que cada uma das atividades detalhadas no planejamento irá ser realizada, garantindo que o prazo seja cumprido, os recursos corretos alocados e que as pessoas realizem aquilo que ficou combinado.

Os planos de ação são roteiros completos que serão delegados a membros da sua equipe para que implementem as ações determinadas.

O plano de ação é a ferramenta que integra planejamento estratégico e implementação. Cada plano de ação deve ter sua meta, definir os passos para realização de cada atividade, estabelecer um cronograma, definir quem será o responsável e que recursos serão necessários para implementação da estratégia.

Os planos de ação juntos vão descrever uma série de inciativas, que podem estar categorizadas ou não (por exemplo: recursos humanos, marketing, finanças, produção etc.) e na prática servirão de guia para implementação do planejamento estratégico.

Existem diversas metodologias para elaboração de panos de ação. Elas vão desde listas simples de atividades até metodologias completas com uma série de ferramentas online e off-line. Uma metodologia simples e eficiente que você já deve ter ouvido falar é o 5W2H.

A sigla vem das iniciais em inglês de: O que (what)? Por que (why)? Onde (where)? Quando (when)? Quem (who)? Como (how)? E; Quanto (how much)? Essa metodologia permite detalhar e delegar planos de ações que serão acompanhados pela gestão periodicamente.

O que?

O primeiro passo é definir claramente o que será feito. Defina qual o objetivo e qual é a meta para esse plano de ação. A definição da meta ajuda a especificar aos envolvidos na ação qual o desempenho esperado para aquela ação e como será verificado se o que foi demandado está ou não sendo entregue no momento da finalização da ação.

Por quê?

Em seguida explique o por quê da ação que deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Da mesma forma que os objetivos das áreas funcionais estão ligados ao objetivo geral da empresa, os planos de ação estarão diretamente relacionados aos seus objetivos estratégicos. De uma maneira geral, cada objetivo estratégico é detalhado em várias ações estratégicas que também podem estar relacionadas entre si, formando um projeto ou um portfólio de projetos.

Onde?

Você deve especificar o local, cidade ou região onde a atividade será desenvolvida.

Quando?

Agora que você já definiu a meta e justificou, você precisa estabelecer o prazo para que a ação seja realizada. Caso a ação tenha muitas etapas, o período em que cada uma delas deverá iniciar e ser concluída deverá ser especificado no plano de ação.

Seja específico no tempo e determine entregas de maneira pulverizada ao longo do prazo de execução. Quando você concentra as entregas no final do período está aumentando significativamente o risco da atividade não ser realizada no tempo determinado.

Parece um contrassenso, mas prazos muito extensos tendem a não serem cumpridos.

Quem?

Cada ação precisa ter uma equipe de execução e um responsável. Cuidado para não colocar como responsável nome de departamentos ou uma lista de nomes da equipe. O responsável, ou o gestor de uma ação deve ter CPF, isto é, deve ser um dos membros da equipe que terá a função de acompanhar, dar suporte e prestar contas do andamento da atividade.

Como?

Pergunte-se: quais os passos que precisam ser dados para a realização do nosso objetivo? Dentro de cada passo você também fará essa pergunta até ter uma lista detalhada de todas as atividades em uma sequência lógica que será detalhada com prazos, responsáveis, recursos e entregas esperadas.

Observe que existem vários níveis para o detalhamento das ações. Você terá de ter discernimento para determinar qual o nível de detalhamento ideal para cada ação do seu planejamento.

Nunca é demais lembrar mais uma vez que cada um dos passos deverá ter um dono que assumirá a responsabilidade sobre sua execução.

Quanto?

Defina quais os recursos serão utilizados para execução de cada etapa de cada atividade. Cuidado para não subestimar a necessidade de recursos e inviabilizar o plano. Lembre-se que os recursos da sua empresa são limitados.

Orçar os planos corretamente e definir prioridades são formas de assegurar a implementação do seu planejamento estratégico.

Você pode colocar cada uma dessas informações em colunas de uma planilha, enumerar os planos, criar projetos com vários planos conectados e portfólios de projetos para cada área funcional da sua empresa.

Não esqueça de acompanhar periodicamente, dar o devido suporte para execução das atividades e envolver-se com as dificuldades encontradas ao longo do caminho. Boa sorte e ao trabalho!