Como delegar através de planos de ação, indicadores e metas?
Você elaborou planos que julgou excelentes junto a sua equipe, mas parece que ela simplesmente não executa o que está determinado. Em cada reunião de acompanhamento dos planos de ação parece que os problemas se repetem e as ações não andam. Os meses estão passando e os resultados não acontecem. Chegou a hora de você começar a fazer as coisas de uma maneira diferente, não acha? A primeira coisa que você e seus líderes precisam entender é que é possível delegar a ação, mas a execução é de responsabilidade da gestão.
Muita atenção na hora da elaboração dos planos de ação. O papel da liderança não é simplesmente aprovar o que lhe foi apresentado, ou elaborar uma sequência de atividades e entregar para alguém fazer e esperar que tudo seja entregue. Envolva-se em todas as etapas da concepção do plano. Primeiro, detalhe bem o objetivo e descubra como a meta foi concebida, de onde os números saíram e o que foi levado em consideração para sua definição. Em seguida mergulhe no plano. Discuta a sequência de atividades e veja se não há furos e quais as necessidades de intercâmbios com entregas que dependerão de outros planos de ação. Determine os recursos que serão utilizados, como eles serão disponibilizados e se são suficientes.
Não permita que exista uma lacuna muito grande entre aquilo que você quer para a empresa e aquilo que sua equipe tem condições de executar.
Reconhecer a limitação das pessoas e dar suporte e treinamento é papel do bom gestor. As pessoas que estão envolvidas apresentam as condições necessárias para a complexidade da ação? O cronograma está coerente com o tamanho da entrega e as demais responsabilidades dos envolvidos? Com que frequência serão realizadas reuniões de monitoramento do plano? Observe que é necessário mergulhar a fundo nos planos de ação e não simplesmente aprová-los.
No planejamento estratégico você definiu onde a empresa quer chegar e como ela vai chegar. Mas quem vai fazer ela chegar onde se quer vai ser a sua equipe. Supervisione, seja claro e sincero com as pessoas e crie condições para que elas sejam honestas também. Sempre que for necessário, treine as pessoas naquilo que elas vão precisar executar. É muito importante que a partir do momento que foram oferecidas as condições para execução dos planos de ação, as métricas e padrões de desempenho sejam acordados. De maneira recíproca, todos devem saber qual o desempenho esperado e quais os intervalos de medição. Reconheça e promova as pessoas pelo seu desempenho, quanto mais transparente for esse processo, melhor sua equipe tenderá a implementar os planos de ações.
Tenha muita atenção à comunicação. Você deve se assegurar que todos os envolvidos nos planos de ação receberam informações corretas e tiveram o entendimento da mensagem que lhes foi passada. Nesse caso, a responsabilidade pelo entendimento de quem vai receber a mensagem é de quem comunica. No processo de comunicação o canal escolhido pode ser decisivo. Garanta que você e seus líderes estão transferindo a mensagem correta, de maneira clara, isto é, numa linguagem que seja acessível ao interlocutor e que utilizará o canal mais apropriado.
Cuidado com a sua postura diante dos problemas. Existem gestores que recebem informações sobre problemas de maneira muito negativa. Isso antes de ser uma postura que incentive as pessoas a acertarem, transparece muito mais um despreparo. Os planos foram construídos no planejamento estratégico baseados em algumas premissas que foram assumidas como verdade pela empresa. Inevitavelmente algumas dessas premissas vão estar equivocadas e, o que é ainda mais comum, as premissas mudam com o tempo.
Esteja preparado para elaborar planos de contingência para quando as principais premissas que apoiam o seu planejamento estiverem erradas. O monitoramento dos fatores internos e externos tem que ser constante. Por outro lado, incentive que os problemas sejam apresentados enquanto ainda são pequenos. É mais fácil resolver um problema pequeno do que um já crescido. Mas envolva os membros da equipe na solução. Desenvolva mecanismos para que eles se sintam confiantes para contribuir com soluções e que sejam reconhecidos por estas contribuições.
Todo plano implementado contém riscos. Você deve mapear os principais riscos a execução das suas estratégias e manter um constante monitoramento sobre aquilo que pode dar errado e ter grande impacto sobre aquilo que foi determinado no seu planejamento. Assuma e incentive sua equipe a apresentar uma postura proativa no monitoramento dos planos de ação e na busca para as soluções dos problemas. Não esqueça que os planos de ação são uma excelente ferramenta para delegar atividades, mas o sucesso da implantação depende do seu engajamento e acompanhamento.
Se você precisar de ajuda para desenvolver seu planejamento estratégico, entre em contato conosco! Nossa equipe está pronta para ajuda-lo!
