Como administrar meu tempo de forma estratégica?
Uma das desculpas mais utilizadas na gestão quando uma atividade não é realizada no prazo determinado é que “faltou tempo”.
Mas se o tempo é igual para todos, por que algumas pessoas conseguem entregar as atividades no prazo e outras não?
Uma das respostas para essa pergunta pode estar diretamente ligada ao que se chama gestão do tempo. A maneira como cada pessoa emprega o seu tempo entre as diversas possibilidades é um fator decisivo para os resultados da sua organização.
Como tudo que é feito em uma empresa que trabalha com gestão estratégica, você precisa medir a efetividade das ações que serão sugeridas aqui. Com a gestão do tempo não será diferente. Construa um índice de produtividade para saber como a sua equipe está utilizando o tempo para gerar receita e verifique se você está caminhando numa direção positiva.
Você irá precisar de três informações:
- Faturamento mensal da empresa;
- Número de funcionário;
- Número de horas úteis para cada funcionário no mês.
Primeiro verifique individualmente o número de horas úteis disponíveis de cada funcionário no mês. Observe que isso vai depender da metodologia do contrato de trabalho e dos feriados.
Não desconte as faltas, considere-as como horas disponíveis. Em seguida calcule o somatório das horas de todos os funcionários que será o Total de Horas Disponíveis.
O terceiro passo é dividir o faturamento mensal pelo valor do Total de Horas Disponíveis.
Você encontrará um valor por hora disponível que será um indicador de como a sua empresa está transformando horas de trabalho em faturamento. Após conhecer esse valor você poderá definir metas e formas de incentivar a equipe a aumentar a produtividade.
Algumas boas dicas para gerenciar melhor seu tempo e o da sua equipe, são:
Faça listas e priorize as atividades. Em um arquivo de texto, numa folha em branco ou num aplicativo de celular, construa uma lista com todas as atividades que você tem para realizar naquele dia.
Observe que este é um procedimento que você realizará diariamente. Depois, enumere colocando como prioridade aquelas atividades que você fica relutando em fazer, mas que são de grande necessidade e irão trazer efeitos positivos importantes para sua empresa. Realizando essas atividades primeiro, o resto do dia seguirá mais leve com a sensação de dever cumprido.
Separe tudo aquilo que você pode fazer em 5 minutos e faça. Muitas vezes você deve ficar juntando uma lista enorme de pequenas coisas que você conseguiria fazer rapidamente e não faz. Isso vai gerando stress durante o dia e sensação pesada que está com muita coisa acumulada. Então, sua lista de atividades construída, verifique aquelas que você mataria em 5 minutos e faça.
Saiba dizer não. Demandas que não estiverem na sua lista de prioridades ou trabalhos muito diferentes e que não sejam de sua expertise, prefira dizer não. Aquilo que for necessário ser feito, ou uma oportunidade que a sua empresa precise aproveitar, aceite mas aprenda a delegar.
Passe a responsabilidade para outros membros da sua equipe, sobretudo para questões operacionais que agreguem pouco valor ao negócio. Você precisa liberar tempo para gerenciar o planejamento estratégico.
Seja breve no telefone. Lembre-se que durante o expediente o telefone é uma ferramenta de trabalho. Seja educado, simpático, objetivo e não se estenda desnecessariamente. Após concluído o objetivo da ligação, agradeça e desligue.
Quando estiver realizando atividades importantes desligue o telefone, mantenha-o no silencioso ou entregue a um (a) secretário (a) para que anote os recados. Não confira seu e-mail a cada minuto. Reserve horários durante o dia para responder seus e-mails e no restante do período se controle.
Faça reunião produtivas. Envie a pauta para os participantes com antecedência e limite a reunião aos tópicos determinados. Delegue alguém para fazer uma ata com os tópicos principais que será passada a todos no final do encontro com assuntos abordados, decisões tomadas e sugestão das ações que cada um se comprometeu a realizar.
Existe uma regra chamada Regra de Pareto que afirma que 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% da população. Essa regra tem diversas aplicações no universo da gestão, inclusive para a gestão do tempo. Adaptando a regra: 80% dos resultados do seu trabalho são gerados em 20% do seu tempo.
Isso quer dizer que a grande maioria dos seus resultados são gerados em uma pequena parcela do seu dia do trabalho. Então, o que você faz com 80% do seu tempo? Respondendo a essa pergunta e aplicando as regras sugeridas no texto, tempo não vai ser problema para a implantação do seu planejamento estratégico.
