Como definir prioridades estrategicamente?

Você elaborou seu planejamento estratégico, definiu objetivos e estratégias e se viu diante de uma lista enorme de atividades para serem realizadas.

Sua grande dúvida agora é: O que fazer primeiro?

Bom, não é só você ou sua empresa que se defronta com este dilema.

Todos os dias gestores esbarram em todo tipo de restrição; tamanho da equipe, tempo, falta de recursos etc. Em algum momento o tomador de decisão vai ter que decidir o que irá ser feito e onde os recursos escassos serão alocados. Você precisa estar preparado para estabelecer prioridades.

Aqui serão apresentadas duas técnicas que são bem diferentes entre si, mas bastante eficientes. A primeira é elaborar listas de prioridades com post its. Esta técnica é bastante visual e de fácil entendimento por todos na equipe. É de fácil utilização em grandes grupos e bastante útil para gerar empowerment, isto é, para que o poder seja descentralizado, uma vez que a equipe decidirá a ordem das ações.

O primeiro passo é anotar todas as ações ou iniciativas que deverão ser realizadas em uma série de post its que serão grudados em uma parede onde todos consigam enxergar.

Cuidado com a qualidade do post it! Você não quer que depois de todo trabalho realizado eles comecem a cair e se perder. Caso sua equipe tenha elaborado uma lista muito extensa, lembre-se da Regra de Pareto.

Peça que as ações sejam lidas em voz alta e que todos comuniquem se elas fazem parte das 50% mais importantes ou das 50% menos importantes. Deixe de lado, mas ainda grudadas na parede, as ações que foram classificadas nas 50% menos importante. Agora foque nas 50% mais importantes e se o número ainda for elevado, repita o mesmo expediente com essas ações.

Quando você ficar com um número razoável de ações, que deverá ser aproximadamente 20% das ações propostas inicialmente, chegou a hora de classificar cada uma individualmente.

Caso você tenha um grupo grande e que possa ser dividido em equipes, por exemplo: pessoal de vendas, financeiro, produção etc., separe as ações por grupos de interesses, ou por áreas funcionais, e aplique a próxima etapa. Quando não, o grupo for pequeno e não serão formados subgrupos, aplique a próxima etapa diretamente nos 20% das iniciativas mais importantes.

Escolha um post it aleatório e cole numa altura média na parede. Em seguida, destaque outro post it e faça a pergunta: A ação que está em minha mão (leia a ação) é mais ou menos importante o que a que está na parede? Se mais importante, posicione o post it acima da que já estava posicionada.

Selecione mais uma ação e pergunte se ela é mais ou menos importante que a primeira ação. Caso seja, posicione ela acima. Caso negativo, faça o mesmo questionamento para a segunda e vá posicionando as ações onde a mais alta será a mais importante e a mais baixa a menos importante.

Agora que você tem uma lista com prioridades bem definidas para empresa ou por departamento, selecione as mais importantes, as que ocupam posição mais altas na parede, e detalhe os planos de ação. Detalhe quantas ações forem possíveis diante da sua restrição de equipe e dos demais recursos.

Quando as ações forem sendo implementadas, vá retirando novos post its da parede e detalhando os planos de ação.

A segunda técnica bastante testada e conhecida entre os administradores é a Matriz G.U.T. (Gravidade, Urgência e Tendência). Essa técnica deve ser utilizada prioritariamente quando existir uma lista de problemas a serem resolvidos e alguma limitação de recursos.

Para a Matriz, Gravidade significa aquilo que tem o maior potencial de dano para empresa. Aquilo que pode afetar os resultados da empresa de maneira significativa. Urgência é a pressão do tempo para ocorrência do impacto. Tendência é o estado que a situação pode apresentar caso não seja resolvida.

A classificação será a seguinte:

Gravidade: (5) o dano é extremamente importante, (4) o dano é muito importante, (3) o dano é importante, (2) o dano é relativamente importante e (1) o dano não é importante.

Urgência: (5) temos que tomar uma ação muito urgente, (4) temos que tomar uma ação urgente, (3) relativamente urgente, (2) posso aguardar e (1) não há pressa.

Tendência: (5) se não fizer nada a situação vai piorar muito, (4) se não fizer nada a situação vai piorar, (3) se não fizer nada a situação vai permanecer, (2) se não fizer nada a situação vai melhorar e (1) se não fizer nada a situação vai melhorar completamente.

Em uma planilha liste nas linhas as diversas ações ou problemas e faça mais 4 colunas. Na primeira você vai colocar a nota para a gravidade, na segunda a nota para a urgência, na terceira a nota para a tendência e na quarta você vai colocar o resultado da multiplicação G x U x T. Você focará energia naqueles problemas que tiverem as maiores notas.

Agora é com você. Junte sua equipe, escolha a técnica que mais se adequa a sua necessidade e estabeleça uma lista de prioridades. Não esqueça de detalhar as ações em planos de ação antes de iniciar a implementação. Boa sorte!